Fünf Wege, SharePoint Governance wieder attraktiv zu machen

Fünf Wege, SharePoint Governance wieder attraktiv zu machen

September 16, 2016

Das Thema Governance spielt auch im SharePoint-Bereich seit Langem eine wesentliche Rolle. Neu ist die "Application of Governance" in der sich entwickelnden Cloud-Welt. Office 365 hat nicht nur eine Vielzahl von neuen Funktionen vorgestellt, sondern auch die Governance komplexer gemacht, u.a. durch folgende Punkte:

1. Anwender können Informationen leichter mit externen Nutzern teilen

Durch wenige Klicks kann eine Seite so konfiguriert werden, dass deren Inhalte mit externen Nutzern problemlos geteilt werden kann. Auch wenn das eine sehr nützliche Funktion ist, ist es gleichzeitig etwas beunruhigend nicht zu wissen, was die Office 365-Umgebung mit externen Nutzern konkret teilt.

Ein Praxisbeispiel: Ein Nutzer teilt eine Projektseite mit ausgewählten externen Projektbeteiligten, verlässt aber das Unternehmen, bevor das Projekt beendet wurde bzw. der Nutzer die Berechtigungen für die Seite wieder entfernen konnte. So kann es passieren, dass niemand weiß, dass die Projektseite immer noch mit externen Personen geteilt wird und dass auch neu abgelegte Daten weiterhin zugänglich gemacht werden.

Leider gibt es diesen Fall recht häufig und ohne Governance-Funktionen bemerkt dies häufig lange Zeit niemand. Ihr Governance-Plan muss demnach berücksichtigen, welche Art von Inhalten geteilt werden können, wie lang diese geteilt werden sollen und wie die entsprechenden Berechtigungen auditiert werden. Um Administratoren die Überprüfung der Berechtigungen zu erleichtern, und damit Szenarien wie weiter oben erwähnt rechtzeitig zu bemerken bzw. zu verhindern, sollten Tools wie Metalogix Essentials for Office 365 mit dem Governance-Plan kombiniert werden.

2. Bereitstellung einer Plattform, die ihre Funktionen ständig weiterentwickelt

Wir sind nun an einem Punkt angelangt, an dem sich Office 365 ständig weiterentwickelt. Dies kann größere Einschnitte nach sich ziehen, z.B. das Hinzufügen brandneuer Tools wie Planner oder Groups, oder auch nur kleinere Änderungen, z.B. die Möglichkeit, Office 365-Videos in SharePoint-Seiten einzufügen.

Das heißt, die Organisation muss entscheiden, ob diese kontinuierlichen Änderungen den Endnutzer direkt beeinflussen sollen oder ob eine Methode entwickelt wird, mit deren Hilfe die Änderungen zuerst einer Prüfung unterzogen werden. Ihr Governance-Plan sollte diesen Prüfprozess entsprechend offenlegen. Es muss also festgelegt werden, wer in der First Release-Gruppe sein soll, um Tools/Änderungen/Features zu überprüfen und zu evaluieren; und welche Gruppe/Person entscheidet, ob die Organisation die Neuerungen übernimmt. Ein gutes Hilfsmittel, um mit den Änderungen Schritt halten zu können, ist die Office 365 Roadmap site.
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3. Verschiedene Rollen für erfolgreiches Management von Office 365 im Unternehmen anbieten

Je nachdem, welche Produkte (Skype, Exchange, SharePoint usw.) Ihr Unternehmen verwendet, müssen unterschiedliche Management-Rollen besetzt werden. Diese Rollen stellen sicher, dass sowohl die unterschiedlichen Aufgaben als auch die laufenden Instandhaltungsaufwendungen nicht vernachlässigt werden.

Meiner Erfahrung nach funktionieren RACI-Diagramme sehr gut, um Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Um eine kurze Übersicht über RACI-Diagramme zu erhalten, klicken Sie hier. Weiter unten sehen Sie ein Beispieldiagramm eines RACI-Charts, das ich erstellt habe. Natürlich müssen die Rollen und Verantwortlichkeiten genauer festgelegt werden, sobald man in das Management der einzelnen Technologien einsteigt.

Meiner Erfahrung nach funktionieren RACI-Diagramme sehr gut, um Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Um eine kurze Übersicht über RACI-Diagramme zu erhalten, klicken Sie hier. Weiter unten sehen Sie ein Beispieldiagramm eines RACI-Charts, das ich erstellt habe. Natürlich müssen die Rollen und Verantwortlichkeiten genauer festgelegt werden, sobald man in das Management der einzelnen Technologien einsteigt.

Um es noch einmal zu verdeutlichen: Die Verwaltung von Lizenzen und Rollen im Office 365 Admin Portal kann aufwendig sein, hier können Tools wie Metalogix Essentials für Office 365 Abhilfe schaffen.

4. Bereitstellung von spezifischen Mustern und Verfahren zur Individualisierung von Office 365

Obwohl sich SharePoint Online personalisieren lässt, ist es auch sehr wichtig zu berücksichtigen, auf welche Weise dies geschieht. Ob Sie sich von den benutzerdefinierten Master Pages fernhalten oder die kürzlich veraltete Sandbox-Lösung vermeiden, spielt eine wichtige Rolle, den Best Practices zu folgen, um Individualisierungen in SharePoint Online umzusetzen. Ihre Governance sollte diese widerspiegeln, indem die Art der Anpassungen identifiziert werden und die entsprechende Gruppe/Person mit der Verwaltung der sich ständig ändernden Best Practices betraut wird.

5. Bereitstellung von mehreren Tools für ähnliche Aufgaben

Eine übliche Herausforderung ist es, herauszufinden, welche Tools man wann in Office 365 nutzen sollte. Sollte man eine Outlook Group zur Zusammenarbeit nutzen oder eine SharePoint-Teamseite aufsetzen? Es gibt hier keine richtige oder falsche Antwort.

Es geht darum, das passende Tool oder eine Kombination von Tools zu bestimmen, die für die gegebene Situation am besten geeignet ist/sind. Dies ist an sich schon häufig keine einfache Aufgabe, aber was ich hier herausstellen möchte ist die Rolle, die die Governance dabei spielt. Ihr Governance-Plan sollte eine möglichst detaillierte Übersicht über die Standardtools geben, die Sie für den Kernbetrieb Ihres Unternehmens verwenden. Der Governance-Plan sollte den Nutzern einen Überblick darüber geben, wo diese die unterschiedlichen Arten von Inhalten speichern, teilen und gemeinsam daran arbeiten sollten.

Das reine Erstellen eines Governance-Modells reicht nicht aus. Governance muss sicherstellen, dass festgelegte Prozess auch eingehalten werden. Hier kommen hilfreiche Tools wie Metalogix Essentials für Office 365 ins Spiel, die die Governance letztlich in die Tat umsetzen und Ihnen die Möglichkeit geben, Informationen wie Lizenzierung, Berechtigungsvergabe und Nutzung zu überprüfen.

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