Microsoft Yammer: Mehr als nur ein Kommunikationstool

Microsoft Yammer: More Than Just A Communication Tool

Microsoft Yammer: Mehr als nur ein Kommunikationstool

By Ragnar Heil | February 27, 2018

Neue Yammer Groups stärken die Zusammenarbeit

Yammer launcht derzeit eine Funktion, mit der neue und bestehende Yammer-Gruppen nach verschiedenen Nutzungsszenarien, u.a. Inform & Discuss, Connect & Learn, Plan & Work, kategorisiert werden können. Es wird die Nutzer dabei unterstützen, nicht nur einfache Konversation mittels Yammer Groups zu führen, sondern auch an echten Projekten mitzuarbeiten und eine wertvolle Kultur des Wissensaustauschs zu schaffen.

New Yammer Group Types

Während meiner Zeit bei Microsoft war ich stellenweise bei mehr als 400 Yammer-Gruppen gleichzeitig angemeldet (dann habe ich aufgeräumt und konnte die Anzahl auf 150 senken). Es wurde immer schwieriger, sich einen Überblick zu verschaffen, vor allem, da die linke Navigation in Yammer nicht alle Gruppen anzeigt, sondern nur die meist genutzten. Wenn Sie heute eine neue interne oder externe Yammer-Gruppe erstellen, können Sie die Kategorie von Anfang an selbst auswählen bzw. für Ihre bestehende Gruppen individuell festlegen.

Yammer group

Der Hauptvorteil der neuen Funktion ist, dass alle kategorisierten Gruppen der richtigen Sektion zugeordnet sind, was sich positiv auf die Navigationsfunktion auswirkt. Ich hoffe, Sie finden das genauso nützlich wie ich. Mehr Details finden Sie auch in diesem Support-Artikel.

Yammer categorized groups

Wie bereits erwähnt, ist Yammer ein Ort, an dem man über Abteilungen, Hierarchien, Länder und andere Grenzen hinweg zusammenarbeiten kann, um Teamziele effektiv zu erreichen. Im Folgenden habe ich ein Beispiel für die Verwendung von Yammer zur Erstellung einer globalen Vertriebsgruppe aufgeführt. Sie können dieses Framework ganz einfach an Ihre individuellen geschäftlichen Anforderungen anpassen.

Plan & Work: Beispiel für einen weltweiten Business Case

Group Name: Global Sales

1. Zweck der Gruppe: Das Ziel dieser Gruppe ist es, die Kommunikation zwischen den verschiedenen Vertriebsabteilungen zu verknüpfen und einen "One Sales"-Ansatz für das globale Unternehmen durch „Working Out Loud“ zu schaffen.
2. Außerhalb des Geltungsbereichs: Hierbei handelt es sich um eine öffentliche, aber interne Kollaborationsgruppe für das Global Sales Team. Für geschlossene Konversationen sollten Sie ggf. die Verwendung von Microsoft Teams in Betracht ziehen. Wenn Sie extern zusammenarbeiten und Ihre Kunden und Partner Office 365 nicht verwenden, sollten Sie die Arbeit mit Outlook Groups in Betracht ziehen.
3. Aktivitäten & Ergebnisse:
  • AKTIVITÄTEN:
    • ALLE Sales-relevanten Themen werden in dieser Yammer-Gruppe besprochen, deren Standbeine aus Chancen, Sales-Zyklen, Aktivitäten zur Steigerung der Nachfrage, CRM-Daten mit Hilfe von Yammer Connectors, weltweitem Sales Support und Sales Training bestehen
    • Konsistenz ist das Kernziel
      • Alle Gespräche über dieses Projekt sollen in diese Gruppe inkludiert werden.
      • Leiten Sie Ihre Kollegen dazu an, Yammer für alle der folgenden Bereiche zu nutzen; z.B. wenn Sie eine E-Mail erhalten, antworten Sie per E-Mail direkt an die Yammer-Gruppe, um das Verständnis dafür zu etablieren, mit dem Kommunikationsplan möglichst im Einklang zu bleiben
    • Beispiele für die Art von Informationen, die versandt werden:
      • Fragen an Ihre Vertriebskollegen
      • Reporting-Probleme und/oder Reporting-Lösungens
      • Brainstorming oder Ad-hoc-Themen
      • Wöchentliches Update durch Mitglieder des Kernteams über Sales Blocker und Updates
      • Q&A-Dokumente der Session "Yam Slam" vom Gruppenleiter
      • Wöchentliche (Minimum) Checkin-Updates, Ankündigungen oder Lob durch Mitglieder des Kernteams
      • Best Practices, z.B. Tipps und Tricks, die Ihnen Zeit und Mühe erspart haben oder Empfehlungen für innovative Lösungen
4. Erfolgskriterien:
  • Beteiligung von x Ressourcen, die Yammer nutzen, um Lösungen zu finden, Fragen zu stellen, Best Practices auszutauschen und Zeit zu sparen, indem sie einen zentralen Ort für die Kommunikation nutzen
  • Yammer-Umfragen
  • Yammer Gruppen-Analyse
  • New Yammer Zählerstände, eingefügt in jeden Post g
5. Schlüsselrollen & Verantwortlichkeiten:

Gruppen-Sponsor:

  • Arbeitet eng mit dem Gruppenleiter zusammen, um sich für das Netzwerk einzusetzen und es bei Bedarf zu coachen
  • Führt Gruppenleiter und Gruppenmitglieder, die für skizzierte Aktivitäten, Ergebnisse und Erfolgskennzahlen verantwortlich sind
  • Setzt Ziele und damit verbundene Leistungskriterien für das Netzwerk mit dem Gruppenleiter
  • Fördert das breite Interesse und die Begeisterung für den Wissensaustausch und die Beteiligung von Gruppen
  • Leitet und präsentiert den strategischen Input der Community für den Vertrieb und erweiterte Führung, wie z.B. Executives/Senior Management
  • Stellt sicher, dass die Aktivitäten der Gruppe anerkannt und belohnt werden

Gruppenleiter:

  • Überwacht und unterstützt Gruppenaktivitäten (z.B. Gespräche) und stellt sicher, dass die Mitglieder an den vereinbarten Aktivitäten, Ergebnissen und Erfolgskennzahlen teilnehmen
  • Enge Partnerschaft mit dem Gruppen-Sponsor, um sicherzustellen, dass die Gruppe den individuellen Bedürfnissen und den Bedürfnissen der Geschäftssegmente gerecht wird
  • Identifiziert Verbesserungspotenziale (z.B. durch Benchmarking)
  • Kommuniziert Gruppenzweck, Rollen und Verantwortlichkeiten an die Mitglieder
  • Stellt eine Verbindung zwischen den Strategien der Gruppe und den Strategien des globalen Integrationsteams her
  • Zusammenarbeit mit den Kernmitgliedern, um den Zweck und die Aktivitäten der Gruppe kontinuierlich zu verfeinern
  • Erarbeitet relevante Erfolgsmaßnahmen für die Gruppe
  • Ermutigt die Teilnahme von Gruppen durch regelmäßige Warnmeldungen, Content-Push und Teilnahme-Honorierungen

Kernteam:

  • Spielt eine entscheidende Rolle bei der Erweiterung der Gruppengemeinschaft und der Förderung der Teilnahme; baut und fungiert als regionaler Sponsor und engagiert lokale und regionale Mitglieder in Aktivitäten zum Wissensaustausch
  • Nimmt aktiv an Gruppenaktivitäten und -gesprächen teil und steuert diese unter der Leitung des Gruppen-Sponsors und -leiters
  • Stellt eine Verbindung zwischen den Strategien der Gruppe und den Strategien des Global Sales Teams her
  • Engagiert sich als "Local Group Coordinator", um bei Bedarf Fachexperten für den Wissensaustausch zu gewinnen
  • Erweitert die Zahl der Mitglieder mit Fachkenntnissen und richtet die Fachexperten auf die Herausforderungen der Projekte aus bzw. motiviert diese, aktiv zu bleiben
  • Teilt Updates, Wissen, Best Practices, Lessons Learned und Lob auf der Sales Yammer-Website
  • Nutzt die Netzwerkbeziehungen, um Informationen und Unterstützung zu erhalten sowie um die skizzierten Metriken und den Zeitplan für ein erfolgreiches Projekt einzuhalten
  • Gibt dem Gruppenleiter und dem Kernteam der Gruppe Anregungen für Optimierungen in der Gruppe?

Vielen Dank!

Dankeschön, Lillian Diaz, Social Collaboration Service Owner bei Lubrizol, für das Zur-Verfügung-Stellen des Business Plan Templates!

Nächste Schrittes

Vermissen Sie Inhalte und Dokumente in Ihrer neuen Global Sales Yammer Group? Nutzen Sie SharePoint On-Premises (2007, 2010, 2013, 2016), OneDrive for Business, File Shares, Public Folders, Dropbox, Box oder Google Drive? Verschieben Sie die Daten am besten in SharePoint-Dokumentenbibliotheken innerhalb Ihrer neuen Yammer Groups mit Essentials for Office 365.


Ragnar Heil

Ragnar Heil works at Metalogix in Germany, covering EMEA as Metalogix Alliance Manager. Before joining Metalogix, he spent the last 10 years at Microsoft Corp. in different roles like Partner Channel Lead for Office 365 E5, Customer Success Management Lead or Business Productivity Senior Consultant, focused on Office 365, SharePoint and FAST Search. He has studied Educational Science and Sociology in Heidelberg, Germany (M.A.), and is member of the Senate at the Professional Association of German Sociologists. He is founding member of Working Out Loud Community and Responsive Organisation Movement in Germany.

 

Written By: Ragnar Heil

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