Mit intelligentem Storage Management Ordnung in SharePoint bringen

Mit intelligentem Storage Management Ordnung in SharePoint bringen

By Paul LaPorte | December 12, 2016

Sie haben eine lebendige Kollaborationsumgebung in SharePoint aufgebaut, die innerhalb Ihres Unternehmens gern angenommen wird. Das ist prima. Jedoch sind Sie gleichzeitig mit einer wachsenden Anzahl an Problemen beschäftigt, je mehr Inhalte die Nutzer hinzufügen.

Steigende Kosten, Compliance-Richtlinien und der Sorgen um die geschäftliche Kontinuität machen das Mangement der Datenspeicherung zu einer täglichen Herausforderung.

Was bietet Ihre SharePoint-Plattform?

Die meisten SharePoint-Nutzer haben über 1TB an Daten auf der Plattform gespeichert. Die typische SharePoint-Farm wächst jedes Jahr um 50 bis 75 Prozent.

Alle Geschäftsbereiche tragen dazu bei, dass die Datenlast stetig zunimmt: Die Marketing-Abteilung erstellt Bilder sowie Videos in hoher Auflösung. Die Buchhaltung und das Personalwesen speichern eine Vielzahl an hochauflösend gescannten Dokumente. Das Sicherheitsteam archiviert Filmmaterialien aus Überwachungskameras und Server-Logs. Branchen wie der Maschinenbau und das Gesundheitswesen benötigen zudem höhere als die üblichen Speicherkapazitäten, da sie CAD-Zeichnungen und medizinische Scan-Dateien verwalten. 

Höhere Speicherkapazitäten machen das Leben nicht einfacher

Vor 2016 waren SharePoint-Datenbanken auf 200 GB, und die maximale Dateigröße auf 2 GB beschränkt. Das bedeutete, dass viele SharePoint-Nutzer zusätzliche Datenbanken lizensieren mussten, was zu sehr komplexen Speicherplatzlösungen führte.

Bei SharePoint 2016 wurde die Datenbankgröße nun auf 1TB, und die maximale Dateigröße auf 10 GB angehoben. Aufgrund dieser Änderungen kann der Benutzer jetzt im Vergleich die fünffache Datenmenge uploaden.

Doch ist das wirklich ein Vorteil? Nicht unbedingt, denn bis zu 90 Prozent dieser Inhalte sind unstrukturiert. In einem „Out-of-the-box“-SharePoint-Umfeld bedeutet dies, dass die überwiegende Mehrheit der Inhalte nicht einfach nur schwerfällig ist, sondern zudem auch schwer auffindbar. Die Realität ist, dass die meisten unstrukturierten Inhalte unbenutzt, überflüssig oder obsolet sind.

Eine SharePoint-Plattform kann ein Opfer ihres eigenen Erfolgs sein. Zwar wurde die Speicherkapazität bei SharePoint 2016 deutlich erhöht, so werden die Probleme, die mit einer aufgeblähten Datenbank einhergehen, dennoch nicht vollständig gelöst. Denn im selben Maße, wie die Datenmassen hochgeladen werden

  • verlangsamt sich die SharePoint-Leistung; 
  • suchen genervte Benutzer nach alternativen Lösungen, die mitunter nicht von der EDV-Abteilung genehmigt sind;
  • können Daten verloren gehen, wenn bei langsamen Backups die Zeit überschritten wird oder sie vor ihrer Fertigstellung überschrieben werden;   
  • sind die Strukturen komplexer zu verwalten;
  • erhöhen sich die Speicher-, Lizenz- und Wartungskosten. 

Optimieren Sie Ihre Speicherplatzarchitektur

Eine Externalisierung der betreffenden Inhalte ermöglicht eine Verbesserung der Leistung bei gleichzeitigen Kostensenkungen. Durch den Transfer unstrukturierter Daten aus SharePoint auf einen mehrstufigen Speicherplatz können Sie Ihre Datenbank um bis zu 95 Prozent reduzieren und die Herausforderungen einer wachsenden Datenmenge wesentlich leichter in den Griff bekommen.

Bei der Externalisierung bleiben die mit den unstrukturierten Daten assoziierten Metadaten in SharePoint erhalten, d. h., der Benutzer kann nach wie vor schnell und leicht auf alle gespeicherten Daten zugreifen, unabhängig davon, wo diese archiviert sind.

So können aktive Dateien beispielsweise auf einem hochleistungsstarken Speicherplatz aufbewahrt werden, so dass diese für die Benutzer sofort zugänglich sind. Inhalte, die hingegen in erster Linie im Hinblick auf die Erfüllung der Einhaltungspflichten gespeichert werden, können auf weniger kostenaufwendigen und leistungsstarken Speicherplätzen, wie CAS oder cloud-basierten Speicherplätzen, archiviert werden.

Erzielte Vorteile und Einsparungen

Die Externalisierung ist eine bewährte Strategie bei der Datenspeicherung mit messbaren Resultaten. Metalogix-Kunden haben ihre Vorteile auf verschiedene Weise quantifiziert: 

  • Kosteneinsparungen: Durch den Transfer von 70 Prozent Ihrer Daten auf nicht-SAN-Speicherplätze können Sie im Schnitt 45 Prozent Ihrer durchschnittlichen Kosten für die Datenspeicherung einsparen
  • Verbesserte Benutzererfahrung: Die SharePoint-Geschwindigkeiten verdoppeln sich, wenn unstrukturierte Daten aus SQL heraus transferiert werden
  • Schnellere Backups: Backups werden in der halben Zeit und ohne Datenverluste durchgeführt, zudem werden die Recovery Point Objectives (RPO) erfüllt
  • Verminderung der Risiken: Sie können Einhaltungspflichten für die Datenspeicherung, die durch SQL – das native Speicherumfeld für SharePoint – nicht erfüllt werden, beheben

Lesen Sie weitere Informationen über die Externalisierung: 

Diese Infografik bringt Licht ins Content-Chaos-Dunkel und erklärt, wie Sie intelligentes Storage-Management umsetzen.

Trevor Hellebuick, Chief Strategy & Product Officer bei Metalogix, teilte zudem Einblicke und Best Practices aus der Community der Metalogix-Kunden für gelungenes Storage Management. Sehen Sie sich hier die Aufzeichnung des Webinars Overcome Content Chaos with Intelligent Storage Management“  an. 


Paul LaPorte

Paul LaPorte is an expert in business continuity, disaster recovery and security. He is Director of Product Marketing for Backup and Storage products at Metalogix, and previously served as Principle Strategist for Continuity Research, and as a senior executive of Evergreen Assurance, a pioneer in real-time disaster recovery for mission critical applications.

Written By: Paul LaPorte

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