Warum Sie ein Office 365 Backup-Tool brauchen

Warum Sie ein Office 365 Backup-Tool brauchen

By Paul LaPorte | December 02, 2016

Einer der Vorteile, die gemeinsam genutzten Inhalte Ihres Unternehmens auf Office 365 umzuziehen, ist dessen Fähigkeit, Backups dieser Inhalte zu erstellen und zu speichern. Während Administratoren von SharePoint und anderen Kollaborationsplattformen bisher damit beauftragt wurden, Arbeitsprozesse zu erstellen, um sämtliche Inhalte On-Premises oder in der Cloud zu speichern, macht Office 365 genau dies.
Allerdings hat auch Office 365 seine Grenzen. Obwohl es Backups speichert, macht es dies jedoch nur alle 12 Stunden und behält diese nur 14 Tage im Speicher. Stellen Sie sich vor, dass Sie das gerade dann herausfinden, wenn Sie versuchen Daten aus Office 365 wiederherzustellen. Vor allem, da die regulierten Branchen heute oft bestimmte Dokumente wie Finanzdaten oder andere sensible Informationen über Jahre speichern müssen.

Die Unterschiede zwischen traditionellen Backups On-Premises und unter Office 365 nicht zu beachten, kann teuer werden, z.B. während eines Disaster Recovery oder für ein Gerichtsverfahren. Eine Office 365 Backup-Lösung kann Ihnen entsprechend hohe Kosten ersparen.

Es gibt viele Gründe, warum sich Unternehmen für eine umfassende Backup-Lösung entscheiden. Dazu gehört:
 

Produktivität

Wenn man auf Office 365 umzieht, besteht die Erwartung, dass viele, wenn nicht gar alle, Nutzer aktiv werden. Dazu wird ein ständiger Zugang zu geschäftskritischen Dokumenten erforderlich und es ist wichtig, dass die Mitarbeiter kontinuierlich weiterarbeiten. Dies umfasst auch die Erstellung eines OneDrive-Backups für die Endnutzer (oder zumindest für ausgewählte Endnutzer).
 

Ein gutes Gefühl

Wenn Sie Daten in die Cloud umziehen, bedeutet dies auch, dass Sie Einiges an Kontrolle über die Daten aufgeben, woran die meisten Unternehmen sich aber bereits gewöhnt haben, vor allem im Hinblick auf Content. Backups geben Ihnen ein stückweit die Kontrolle zurück und verschaffen den Besitzern der Inhalte ein gutes Gewissen, da sie wissen, dass Ihre Inhalte sicher sind. Für Unternehmen, die bereits vollständig in die Cloud umgezogen sind, kann ein SharePoint Online Backup-Tool helfen, Störfälle oder Verbindungsschwierigkeiten zu verhindern, die erfordern würden, dass Elemente aus Office 365 wiederhergestellt werden müssten.
 

Geschäftliche Belange

Die meisten Organisationen haben für alle Fälle mehrere Sicherheitsnetze, und ein Office 365 Recovery-Tool kann entscheidend sein, um Risiken abzumildern. Umgebungen zur Ausfallsicherung alleine sind nicht ausreichend und die meisten Unternehmen können sich keine Ausfallzeiten leisten. Deshalb werden Backups verwendet, um sicherzustellen, dass der Tagesablauf normal weitergehen kann.
 

Compliance

Viele Organisationen müssen sich an Vorschriften halten, die ihnen vorschreiben, Daten für einen weitaus längeren Zeitraum aufzubewahren, als es Office 365 und SharePoint Online vorsehen. Diese Vorschriften erfordern häufig, dass Unternehmen in der Lage sind, jederzeit kurzfristig auf Daten für Audit-Zwecke zugreifen zu können. Dies bedeutet jedoch, dass spezielle Vorkehrungen getroffen werden müssen, nämlich ein Backup, das dann zur Verfügung steht, wenn es gebraucht wird. Um diesen Compliance-Anforderungen zu entsprechen, eignet sich optimal eine SharePoint Online Backup-Lösung.

 

Office 365 Backup erstellen

Es gibt viele Treiber für die Erstellung eines Backups für Office 365 oder SharePoint Online: Zum Einen versuchen sich Unternehmen gegen finanzielle Verluste zu schützen, sei es durch Ausfälle, verlorene oder beschädigte Inhalte oder ein mögliches Unvermögen, auf gesetzliche Anfragen oder Compliance-Anforderungen zeitgerecht zu reagieren.

Auf der anderen Seite helfen Backups auch dabei, die Marke und Marktanteile eines Unternehmens zu schützen, da Unterbrechungen des Tagesgeschäfts sowie verloren gegangene Informationen, wie Bestellungen oder Kundendienstinformationen, sehr kostspielig werden können. Es ist von elementarer Wichtigkeit, nach einem Schadesnfall möglichst rasch wieder zurück ins Tagesgeschäft zu finden, mit möglichst geringen negativen Auswirkungen.

Mitarbeiter konzentrieren sich in der Regel nicht auf die finanziellen Verluste durch einen Ausfall. Für diese zählt hauptsächlich, ihre Tätigkeit so normal wie möglich fortführen zu können, ohne viel Zeit damit aufwenden zu müssen, Daten und Inhalte wiederherzustellen.

Die IT-Abteilung hingegen beschäftigt sich mit den Auswirkungen auf das Tagesgeschäft, die Risikominderung und Compliance, ordentliche IT-Verfahren und Best Practices, sowie die Produktivhaltung der Endnutzer.

Wenn Sie auf Office 365 umziehen finden die Backups hauptsächlich außerhalb Ihres Unternehmens statt. In diesem Fall sollten Sie über die neuen Backup-Anforderungen nachdenken und sich darüber im Klaren sein

  • wie ein Cloud-Backup sich tatsächlich auf Ihr Unternehmen auswirkt,
  • warum Backups immer noch wichtig sind und
  • wie Sie die unbeabsichtigten Lücken in der Compliance, den Zugriff der Nutzer auf Dokumente sowie deren Produktivität absichern.

Wenn Sie sich über die neue Office 365-Welt mit den veränderten Regeln und Abläufen im Klaren sind und sich entsprechend darauf vorbereiten, können Sie auch Ihr Unternehmen effektiv schützen.

Wenn Sie sich dafür interessieren, wie man Backups in Office 365 oder in SharePoint Online erstellt, können wir Ihnen weiterhelfen: Essentials for Office 365 ist ein Tool, um Office 365 und SharePoint Online zu verwalten. Es berücksichtigt nicht nur die die weiter oben beschriebenen Backup-Funktionen, sondern kümmert sich um

  • die Übernahme der Kontrolle von OneDrive for Business,
  • die Benutzerbereitstellung und Verteilung von Office 365-Lizenzen,
  • die Verwaltung der Sicherheits- und Steuerberechtigungen und
  • die Migration und Einrichtung von Office 365.

Um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen, können Sie Essentials for Office 365 kostenfrei für 20 Tage testen.
 


Paul LaPorte is an expert in business continuity, disaster recovery and security. He is Director of Product Marketing for Backup and Storage products at Metalogix, and previously served as Principle Strategist for Continuity Research, and as a senior executive of Evergreen Assurance, a pioneer in real-time disaster recovery for mission critical applications.

Written By: Paul LaPorte

Leave a Comment

Add new comment